Svolgere attività di team building è per le aziende un’occasione per riunire colleghi e dipendenti fuori dalla sede abituale. La scelta della location più adatta influisce sulla partecipazione e sulla qualità dell’esperienza. Il responsabile dell’organizzazione deve quindi valutare con attenzione gli spazi, i servizi e l’accessibilità della location per tutti i partecipanti.
tra le tue fonti preferite su Google
Lo troverai più spesso nelle notizie principali
Il benessere dei lavoratori come priorità
Il benessere mentale dei lavoratori è un tema al centro dell'attenzione a livello internazionale. L’OMS e l’ILO hanno elaborato linee guida sulla salute mentale sul lavoro, nelle quali si evidenzia che ogni anno la depressione e l’ansia associate a carichi di lavoro eccessivi, comportamenti negativi e altri fattori di disagio in ambito lavorativo comportano la perdita di 12 miliardi di giornate lavorative.
Anche se le pratiche di team building, da sole, non sono sufficienti per risolvere il problema. È una delle opzioni preferite dalle aziende per favorire maggiore coesione e distensione negli ambienti di lavoro. Le attività di team building possono rappresentare un'occasione ideale per promuovere iniziative coerenti con le politiche aziendali e contribuire alla creazione di un clima lavorativo positivo, come sessioni di formazione per i responsabili dei team, unite a momenti di confronto sull’organizzazione del lavoro.
Scegliere il giusto formato dell’evento
Prima di valutare le location in cui fare team building è necessario definire il formato dell’evento in base alla tipologia di attività scelta. Per svolgere riunioni, presentazioni e attività formative è necessario avere ambienti ben dotati di connessione internet, impianti audio e video, sale separate per svolgere più sessioni in parallelo quando il programma prevede lavori di gruppo e molto altro:
- Il team building nel verde richiede superfici ampie e pianeggianti, e, nei mesi più caldi, anche zone d’ombra e un ambiente in cui poter trasferire le attività in caso di maltempo.
- Pranzi e cene aziendali necessitano della presenza di una cucina o di un’area di servizio per il catering separata dagli spazi per i partecipanti e un impianto elettrico adeguato per illuminazione e attrezzature.
- Nel caso in cui il team building preveda un programma di più giorni, i collegamenti con le strutture ricettive sono un fattore particolarmente importante, così come la flessibilità degli spazi e un calendario che preveda momenti di riposo adeguati.
- Gli eventi possono combinare più formati. In questi casi è preferibile individuare una location in grado di ospitare tutte le attività, evitando spostamenti tra sedi.
Vantaggi di una location fuori Roma
Una location fuori dal centro di Roma può semplificare l’organizzazione di un evento di team building, riducendo alcune delle difficoltà tipiche degli spostamenti in città, come le limitazioni legate alle ZTL e la disponibilità limitata di parcheggi.
Le strutture situate al di fuori del Grande Raccordo Anulare offrono, spendendo le stesse cifre, superfici molto più ampie, parcheggi interni, accessi privi di limitazioni, la possibilità di alternare ambienti interni ed esterni.
Scegliere una location per eventi aziendali fuori Roma con queste caratteristiche permette di abbinare una sessione plenaria a un’attività all’aria aperta nella stessa giornata senza chiedere trasferimenti al gruppo e senza perdere il ritmo della giornata. A differenza di un team building in centro, la maggiore versatilità degli spazi fuori Roma favorisce l’alternanza tra sessioni di lavoro, intervalli e networking in un contesto informale.
Accessibilità per tutte le figure coinvolte
La valutazione più importante per una location esterna al centro urbano riguarda l’effettiva accessibilità in relazione alle esigenze di ciascuna persona che frequenterà l’area scelta.
I partecipanti
I partecipanti devono poter raggiungere la sede in auto o tramite mezzi pubblici. Una struttura vicina al Raccordo permette di raggiungere la location senza dover attraversare il centro della città. Inoltre, gli ingressi alla location, le sale e i servizi igienici devono essere fruibili anche da persone con mobilità ridotta.
Relatori e ospiti esterni
Anche formatori, relatori e partner, specialmente se provenienti da altre città, necessitano di informazioni precise sugli orari e sulle modalità di arrivo. È importante pianificare i loro trasferimenti in anticipo, tenendo conto degli orari di arrivo e della scaletta dell’evento.
Luce e climatizzazione delle sale
Le attività, se svolte all’interno di un ambiente chiuso, necessitano di condizioni adeguate di illuminazione e temperatura. In quest’ottica avere a disposizione una buona illuminazione naturale può essere un vantaggio ulteriore, ma può anche ridurre la leggibilità di schermi se gli spazi sono organizzati in modo inadatto. Serve quindi verificare che le finestre possano essere schermate e che le sale siano dotate di illuminazione regolabile.
La climatizzazione della struttura deve invece essere valutata in base al numero di persone presenti in relazione all’ampiezza delle sale. Sale eccessivamente affollate possono raggiungere temperature elevate, creando condizioni poco confortevoli per i presenti.
Dimensioni del gruppo e utilizzo esclusivo della location
La location scelta deve anche essere proporzionata al numero effettivo di partecipanti. Avere a disposizione un ambiente troppo ampio per ospitare i partecipanti può far sembrare l’evento poco partecipato; al contrario, avere uno spazio troppo piccolo si traduce in mancanza di comfort.
A questo livello di analisi si aggiunge anche la necessità di avere l’esclusiva della location per evitare la condivisione degli spazi con altri eventi. Prenotare una struttura senza avere queste certezze può portare agli stessi problemi di sovraffollamento descritti, causando potenzialmente una serie di disagi legati all’utilizzo dei servizi igienici e alla mancanza di spazi sufficienti.
La costruzione del programma
Creare un programma denso di impegni può ostacolare il corretto utilizzo degli spazi, limitando anche il tempo utile al confronto informale. Il programma del team building fuori città deve alternare sessioni strutturate e pause, prevedere momenti in cui i partecipanti possano interagire o godere degli spazi verdi a disposizione.
Il programma deve inoltre essere comunicato in anticipo, includendo tutte le informazioni pratiche sull’evento: dall’indirizzo della location agli orari di inizio e fine, dalle indicazioni su come raggiungerla alla disponibilità di parcheggio, fino alle informazioni sul dress code più adatto. Per fornire tutte queste informazioni è sufficiente preparare un documento dettagliato e aggiornabile in caso di variazioni dell’ultimo minuto. Questo approccio consente di ridurre le richieste di chiarimento e di facilitare l’organizzazione individuale degli spostamenti.
Primo sopralluogo e selezione della location migliore
Dopo aver filtrato le location disponibili secondo i criteri definiti, è fondamentale dedicare del tempo a un primo sopralluogo delle strutture rimaste per verificare in prima persona quanto dichiarato.
Il modo migliore per farlo è visitare la struttura negli orari in cui si intende svolgere il team building per testare direttamente l’illuminazione, l’acustica, lo stato dei percorsi che collegano i diversi ambienti e conducono alle uscite. Dopo aver verificato tutte le caratteristiche necessarie, è utile munirsi di preventivi per un’ultima comparazione delle strutture rimaste. Una volta ricevute le offerte e gli elenchi dei servizi disponibili, è utile confrontare costi, prestazioni incluse ed eventuali servizi aggiuntivi per individuare la soluzione più adatta alle proprie esigenze.
Una scelta organizzativa
Organizzare un team building in una location fuori Roma permette di concentrare in un solo luogo sessioni di lavoro, attività all’aperto e momenti informali per rafforzare i legami tra i membri del team. La disponibilità di spazi ampi, accessi agevoli e servizi integrati permette all'azienda di concentrarsi sui contenuti dell'incontro, affidando alla struttura tutti gli aspetti logistici.
Definire il formato, verificare accessibilità e servizi e costruire un programma equilibrato sono i passaggi che permettono più di altri di rendere la giornata di team building un'esperienza utile per l'azienda e per le persone che vi lavorano.
